De flesta av dagens informationssystem är hybrider dvs en blandning av manuella och automatiserade system. En kundfakturering sker med hjälp av databehandling. Försäljningen registreras senare på nytt i ett bokföringssystem.

Utmärkande för det totalintegrerade systemet är att information rapporteras in i datorn endast en gång samtidigt som datorn automatiskt tillför händelsen lagrad information. Händelsetransaktioner påföres vid senare tillfällen kompletterande information (in-utbetalningar etc). Samtliga transaktioner lagras som huvuden och rader i relations-databaser för respektive rutiner under bokföringsperioden.

Hur det integrerade systemet fungerar redogörs för nedan. De omedelbara fördelarna med programmerad bokföring är att styr- och kontrollinformation kan genereras vid vilken tidpunkt som helst samt att den manuella hanteringen av underlag minskar dels genom att datorn skapar en stor del av underlagen automatiskt, dels genom att de fysiska underlagen kan förvaras i den ordning datorn producerar dem i och i olika underlagstyper.

I systemet finns rutiner för registrering av offerter, kundorder, kassaförsäljning och fakturering. Dessa inrapporteringsrutiner liknar fakturaregistreringsrutinen, som beskrivs nedan. Kunder och leverantörer är lagrade i ett register med alla uppgifter om namn, adress, betalkoder, momskoder etc. I artikelregistret är motsvarande uppgifter lagrade för artiklar, konton mm. Innan registreringen börjar har datorn undersökt senaste fakturanummer och lagt in datum, momssatser samt vissa företags-uppgifter i arbetsminnet.Fakturaregistreringen börjar genom att operatören anger kundnummer alternativt kortnamn. Eftersom kundnummer hålles flytande är det mest bekvämt att använda kortnamn. Datorn söker i kundregistret efter rätt kund. Genom att sökningen sker indexsekvensiellt går detta mycket snabbt oberoende av hur många kunder och leverantörer, som finns lagrade i registret.Förutom namn- och adress-uppgifter läses momskoden in i datorns arbetsminne. Denna avgör om moms ingår i försäljningspriset eller om blandad moms eller nollmoms skall påföras fakturan.

Alla uppgifter visas på dataskärmen i en fakturalayout. Operatören kan välja om han fått upp rätt kund eller om han vill göra om kundregistreringen. Om kunden ej finns i kundregistret kan denne registreras med ett nollkundnummerkommando och opera-tören väljer om han vill att kunden skall läggas in i kundregistret.

Artikelregistreringen sker på motsvarande sätt. Artikelnumret kan vara numeriskt eller alfanumeriskt eller lika med namnet på artikeln. Om fel artikel visas på skärmen skriver operatören FEL i början på nästa artikelrad. Datorn raderar då den felaktiga artikelraden och en ny artikelregistrering kan påbörjas.I fakturaregistreringen påföres automatiskt uppgifter om artikelnamn, belopp och konto på varje fakturarad. Uppgifterna hämtas av datorn från artikelregistret. Efter det att fakturorna har skrivits ut skrivs även försäljningsjournal, konteringslista och en bokföringslista ut, som kan utgöra bokföringsunderlag i ett traditionellt bokföringssystem.

Faktureringen avslutas med att fakturorna skrivs ut och därefter reskontramärks genom en automatisk rutin i datorn. Alla reskontramärkta fakturor kan skrivas ut som betalningspåminnelser, men ej som fakturor. Fakturorna har automatiskt påförts ett fakturanummer, som ej går att ändra på i rättelserutinen.

Alla fakturaunderlag i datorn kompletteras med inbetalningsuppgifter. I denna rutin konteras likviden automatiskt genom val av betalningssätt P,B,K samt T (postgiro, bankgiro, kassa samt text). Check-inbetalningar påförs checknummer genom T-registrering.

I kundreskontrarutinen skrivs alla fakturor ut antingen på dataskärmen eller på en skrivare, som anslutits till datorn. I denna utskriftsrutin finns olika sökmöjligheter tex på kundnamn, belopp, fakturanummer from - tom, fakturadatum from - tom, likviddatum from - tom, belopp from - tom, konto from - tom, och kombinationer mellan dessa. A contoinbetalningar och likvidöverföringar mellan egna konton registreras som nollfakturor och påföres uppgifter om datum och inbetalningsbelopp samt referensuppgifter. Dessa fakturor har fakturasumma noll och påverkar därför ej summa belopp utestående fordringar vid de tillfällen kundreskontran summeras.

Inköp omfattar inköpsorder/kalkylering och leverantörsfakturaregistrering. Inköps-registreringen skiljer sig från fakturaregistreringen på så sätt att operatören anger leverantörsfakturans summa och moms innan fakturarader registreras. Även faktura-datum och konditioner registreras. Kostnadskonto samt leverantörsnamn och kost-nadsslag i klartext påförs automatiskt av datorn vid varje fakturaradsregistrering i de fall artikel eller text finns lagrad i artikelregistret, vilket gör det möjligt att i en statistikrutin få uppgift om vad som har upphandlats av en viss leverantör. I de fall inköpet har föregåtts av en inköpsorderkalkylering begränsas fakturaregistreringen till att omfatta ev ändringar samt uppdatering av transaktionsregistret. Utbetalnings-förslag skrivs ut på dataskärmen eller på en skrivare. Leverantörsfakturorna ligger då sorterade i utbetalningsdatumordning.Utbetalningsregistrering sker på samma sätt som inbetalningsregistrering. I dessa rutiner finns fullständiga rättningsmöjligheter.

Lönemodulen liksom inköps- och offertkalkylmodulerna är helt fristående från fakturamodulerna, vilket innebär att ändringar och borttag kan företas utan att bok-föringssystemet påverkas. Avslutade transaktioner kan importeras till faktura-modulerna som bokföringsunderlag och frysas i dessa moduler eller komprimeras i sina moduler och på nytt registreras i faktureringssystemet.I lönemodulen styrs beräkningar dels från person- och löneartsregistren dels från ett separat program. Denna modulära uppbyggnad tillåter ändringar som föranleds av nya lagar och avtal utan att programstrukturen därför behöver ändras.

Kund- och artikelregister är åtkomliga dels från huvudmenyn dels från fakturerings- och inköpsregistreringsrutinerna. I dessa senare rutiner kan även poster läggas in under pågående arbete utan att arbetet behöver avbrytas. I registervårdsrutinen visar de två nedersta raderna på dataskärmen de funktioner, som operatören använder sig av vid uppläggning, ändring och borttag av poster i registren. Vid snabb åtkomst av viss post används sök- och finnkommandon. Ett bytkommando gör att operatören snabbt kan växla mellan kund- och artikelregister. Registervårdsrutinernas funktioner och deras integration i de operativa rutinerna är helt avgörande för användarvänlig-heten och snabbheten. Servicerutiner för register finns i anslutning till huvudmenyn. I registervårdsrutinen kan också aktuellt register reorganiseras helt automatiskt.

Sökrutiner är inbyggda i de flesta utskrifts- och skärmbildsfunktioner. Dessa sökrutiner är av enkel natur tex fr o m ett visst verifikationsnummer eller fr o m en viss faktura och framåt ett antal. Förutom dessa inbyggda funktioner finns en speciell sökrutin för utsökning av reskontraposter. Genom kombinationer av sökparametrar kan kombinationssökning företas, tex utsökning av obetalda fakturor för en viss kund under viss period. Denna sökrutin fungerar som en rapportgenerator och styrs helt av användaren.Varje dokument, som datorn skriver ut, härrör från flera fysiska data-poster och skrivs ut i ett huvud och en eller flera rader. Huvuden och rader har skapats i registreringsrutinerna och lagras i två transaktionsdatabaser för resp modul. System-konstruktören kan på ett enkelt sätt skapa specialrapporter efter användarens önske-mål. I rapportutskrifterna utföres additioner, subtraktioner och övriga räkneopera-tioner. Dessutom används olika register för att tillföra kompletterande information.

Huvudena i reskontrorna representerar de finansiella transaktionerna och raderna representerar kostnader och investeringar i upphandlade varor och tjänster. Eftersom fakturering och inköp hålles åtskilda och konteringen görs automatiskt behöver en användare ej tänka på debet och kredit. De gånger han själv behöver kontera en transaktion (i en ändringsrutin) behöver han endast tänka på kassa, postgiro och bankgiro för kontering av huvudena samt kostnads- och anläggningskonto för raderna. Konto för kundfordringar och leverantörsskulder behövs ej påföras några transak-tioner utan endast vid bokslut, eftersom alla okonterade fakturor är kundfordringar och alla okonterade leverantörsfakturor är leverantörsskulder. En förutsättning för att ADB-systemet skall fungera är att summa huvuden och rader är lika. Systemet accepte-rar ej differenser. Interna summakontroller är inlagda i varje registrerings- och rapporteringsrutin. Vid dessa rutiner konsulterar datorn även kund- och artikel-register. Skulle viss artikel eller kund saknas i registret stoppas inmatningen eller utskriften.

Den interna kontrollen framgår tydligt i det revisionella spåret. Tack vare att underlagshandlingar förvaras åtskilda för resp reskontra och möjlighet finns att skriva ut journaler dels i verifikationsnummerordning dels i kontonummerordning kan avstämningar göras i varje led från vaggan till graven.

Traditionella bokföringssystem bygger på transaktioner som förvaras fysiskt och matas in i systemet i en blandad ordning. Bokföringsorder, försäljnings- och inköpsunderlag har matats in om vartannat med tidsordningen som enda övergripande struktur. I ett bokföringssystem enligt ovan har användaren obegränsade möjligheter till kontroll av underlagshandlingarna genom att de förvaras tillsammans med liknande handlingar i tidsföljd. Den manuella hanteringen av dokument minimeras härigenom. Sökningar i listor och underlagshandlingar reduceras eftersom datorn klarar dessa uppgifter på en bråkdel av den tid som tidigare erfordrades.

Tack vare att samtliga transaktioner lagras i datorn under hela bokföringsperioden i dubbel uppsättning, kan höga krav på behandlingshistorik uppfyllas. Parallellt med transaktionsbearbetningen skapas en s k loggfil, som förutom samtliga transaktioner även innehåller poster som ändrats och tagits bort.

"MIS består av sju programmoduler och en servicemodul. Dessa är uppbyggda enligt ett mönster, som gör att systemet dokumenteras i de menyer, som visar inrapportering, behandling och utskrift. Systemet har utarbetats under en period av ca sju år och de äldsta delarna i systemet har varit i drift inom olika företag under fem års tid. Hittills har systemet använts för administration av försäljning och inköp samt för ekonomisk styrning och kontroll tillsammans med ett traditionellt bokföringssystem"

MIS-systemet hade aktiva användare fram till den svenska bankkraschen i början på 90-talet. I samband med denna händelse försvann några av de mindre företag som använde systemet. Den största användaren som under längst tid nyttjade systemets alla delar sålde sitt företag av åldersskäl under denna period. Därefter slutade systemet att användas aktivt. Eftersom systemet är ett sk textbaserat system fanns inte tillräckligt starka skäl att marknadsföra systemet vidare eftersom kunderna vid den tiden i allt högre grad efterfrågade system med grafiskt gränssnitt före system med datalagring i relationsdatabaser.

De främsta fördelarna med systemet är att det är ett sk transaktionsorienterat system i relationsdatabasmiljö med full integration mellan programmoduler och registerdatabaser vilket är en stor fördel då Internet utnyttjas för e-business. Programmodulerna i textbaserade system är betydligt mindre än motsvarande moduler i grafisk miljö. Detta underlättar nättransporter av såväl program som datafiler. Transaktionsorienterade system i relationsdatabasmiljö tar också upp liten volym och uppdaterar lätt större lokala databaser.

Av nuvarande ca 400 affärs- och ekonomisystem på den nordiska marknaden använder bara ett 40-tal relations-databaser. Endast ett 30-tal är utformade för Client/Server och endast en handfull leverantörer anser sig klara distribuerad bearbetning. Sannolikt finns inte något system anpassat för Internet.

I dagens läge talar således flera faktorer för att systemet skulle kunna få en renässans.

Se även övriga artiklar, som publicerades efter ovanstående artikel:

http://www.telecomputer.net/cgrab.htm samt http://www.telecomputer.net/cgredi.htm

CGR MIS har fortfarande inga konkurrenter trots att systemet togs fram på 1980-talet. Ett av marknadens mest uppmärksammade administrativa system SPCS Administration (Scandinavian PC Systems) kan fortfarande inte importera kund- och leverantörsregister från en tidigare modul. Då CGR kontaktade företaget rekommenderade de att man skulle leta reda på den tabell i databasen som innehöll informationen och kopiera in den i ett nytt företags tabell. Om man dessutom vill köra en bokföring parallellt i två olika bokföringsår är detta inte möjligt eftersom underhållsrutiner saknas för nollställning av transaktionsfiler.

Under tiden som dessa undersökningar gjordes uppmärksammades att hel integration mellan försystem och bokföringsmodulen inte är att rekommendera. Anledningen till detta är att området är komplext och svårt att dokumentera.

CGR MIS är mycket flexibelt och kan anpassas helt efter kundens önskemål. Databasstrukturen gör att vissa dela med fördel kan läggas på Internet och avsevärt underlätta för användaren att köra vissa delar lokalt och andra på nätet.

Back to main page